【Microsoft Word】10大快捷鍵 | 實用技巧| 懶人包

Microsoft Word相信大家一定不會陌生，由學校以至到職場絕對是不可或缺，從交功課Project到辦公文書上很多時都會用上Microsoft Word。只是懂得Ctrl + C和Ctrl + V又怎會足夠呢，如果認識到以下技巧相信會事半功倍！大家一起來學習一下以下簡單的操作吧~

文章結尾會附帶額外Microsoft Word小知識~

目錄

1)    列印文件 Ctrl + P

當在Word要列印時，通常都需要按檔案再按列印，現在可以試試用Ctrl + P快捷鍵，就可以列印目前的頁面。

列印前或者可能想先預覽，若果要換到預覽列印可以按 Ctrl + Alt + I。

2) 選取所有文件內容 Ctrl+A

選取所有文件內容，相信部份人都是在內容上按著一個位置然後一直向後拉再按複製，有時拉到一個位置斷開又需要重頭再試。現在可以按Ctrl+A直接選取文件內容的全部內容，當要複製全部文件上的內容就不怕選取的位置中途斷開。

3) 復原上一個動作 Ctrl+Z

這個快捷鍵用於撤銷先前的操作，回復至上一個狀態或撤銷最近的動作。這個功能在用家犯錯或者意外執行了某個操作時非常有用，不用自己不停用滑鼠按復原鍵。

4) 檢視上一頁和下一頁 Page up & Page down

當大家正用滑鼠不斷地滑向下一頁在尋找，或需要檢閲文件時可以按Page down。便能將文件檢視向上捲動一個畫面或向下捲動一個畫面，這個方便而快捷就能帶到上頁或下頁。

5) 在文件內容中搜尋字詞 Ctrl + F

按下快捷鍵Ctrl + F顯示[導覽]工作窗格，便能夠在文件內容中搜尋到相關的內容。例如需要做Project時，有些內容需要更改便可以開啟導覽，輸入之前寫過的文字就能夠找尋找到相關的位置。

6) 拼字和文法檢查

按下「F7」鍵會觸發拼字和文法檢查功能。這個功能可以幫助檢查文件中的拼寫錯誤和文法問題。當按下「F7」鍵後，Word會自動檢查整個文件，並在發現錯誤或潛在的問題時提供建議和修正。

拼字和文法檢查功能是在Word中撰寫和編輯文件時非常有用的工具，可以協助提高文件的品質和準確性。它可以檢測常見的拼寫錯誤、文法錯誤、重複單詞、使用錯誤的標點符號等等。通過使用「F7」鍵進行拼字和文法檢查，可以快速發現並修正這些錯誤，以確保文件在語言和準確性方面更加無瑕。

7) Ctrl + Shift + 方向鍵

當按下「Ctrl + Shift + 方向鍵」時，以下是不同方向鍵的作用：

1. Ctrl + Shift + 向右方向鍵：這個組合鍵會向右選擇一個字元。每次按下，它會擴展你的選擇範圍一個字元。
2. Ctrl + Shift + 向左方向鍵：這個組合鍵會向左選擇一個字元。每次按下，它會擴展你的選擇範圍一個字元。
3. Ctrl + Shift + 向上方向鍵：這個組合鍵會向上選擇一行文字。每次按下，它會擴展你的選擇範圍一行文字。
4. Ctrl + Shift + 向下方向鍵：這個組合鍵會向下選擇一行文字。每次按下，它會擴展你的選擇範圍一行文字。

8) 文字對齊 Ctrl + E/L/R

1. Ctrl + E：將文字置中 (Center Alignment)。當你選擇一段文字或將插入點置於某個位置時，按下「Ctrl + E」，所選的文字或插入點所在位置的文字將被置中對齊。按完快捷鍵後會看到圖中紅色位置已被揀選，及文章被置中對齊。
2. Ctrl + L：將文字靠左對齊 (Left Alignment)。按下「Ctrl + L」，所選的文字或插入點所在位置的文字將被靠左對齊。
3. Ctrl + R：將文字靠右對齊 (Right Alignment)。按下「Ctrl + R」，所選的文字或插入點所在位置的文字將被靠右對齊。
   

9) 更改自動保存文件的時間間隔

預設情況下，Word會以每10分鐘為間隔自動保存回復資訊，用戶亦可以更改自動回復資訊的時間間隔。如果文件在上次自動保存後進行了修改，Word將在下一次自動保存時保存文件的進度。這樣，即使發生意外情況，例如電腦崩潰或意外關閉Word，用戶仍然可以恢復到最近的自動保存點，而不會遺失太多的工作。

以下是更改自動回復資訊的時間間隔的步驟操作：

1. 打開Word應用程式並點擊左上角的「檔案」選單。
2. 選擇「選項」，這將打開「Word選項」對話框。
3. 在「Word選項」對話框中，選擇「儲存」選項。
4. 在「儲存」選項頁籤下，將看到「自動回復資訊保存的間隔（分鐘）」這個選項。預設值為10分鐘。
5. 在這裡可以更改自動保存的間隔時間。輸入想要的間隔時間（以分鐘為單位）。點擊「確定」以保存設定。

10) 善用線上圖片

Microsoft Word內可以從網路上直接插入圖片，而不需要先將圖片下載到電腦上。這樣可以方便地在Word文件中插入網路上的圖片素材。

1. 「插入」選單中會看到一個「圖片」按鈕，點擊後選擇「線上圖片」。

2. 打開「線上圖片」對話框。然後輸入要搜索的關鍵字，Word將會連接到線上圖片資源（通常是Bing圖片）並顯示相關的圖片搜索結果。

3. 當找到合適的圖片時，可以點擊它以預覽。當確定要插入該圖片，點擊「插入」按鈕。

這些步驟都能省卻在網上額外搜尋的時間，方便又實用。

以上為Word的10大懶人包，以下將會為大家帶來一些額外小知識~

建立及列印一頁相同的標籤:

建立標籤並不複雜，可以用作需要重複內容的時候使用。例如學生需要使用到的貼紙名，或者郵寄地址等等；大大減少人手抄寫的時間可寫錯的機會。

1)    開啟Microsoft Word並建立一個新的空白文件。

2)    在功能列上，選擇「佈局（Layout）」標籤。

3)    在「佈局（Layout）」標籤中，點擊「標籤（Labels）」按鈕，將彈出標籤對話方塊。

4)    在標籤對話方塊中，您可以選擇所需的標籤廠商和產品型號。如果您不確定標籤型號，可以在「選擇產品（Label Information）」下拉選單中選擇通用的標籤尺寸。

5)    選擇完標籤尺寸後，點擊「確定（OK）」按鈕，標籤尺寸將應用到您的文件。

6)    現在，您可以在每個標籤位置上輸入您想要列印的內容。您可以在第一個標籤上輸入內容，然後將其複製到其他標籤上，或者您可以針對每個標籤進行個別編輯。

7)    編輯完所有標籤後，您可以預覽列印結果。在功能列上，點擊「檔案（File）」，然後選擇「列印（Print）」。

8)    在列印對話方塊中，您可以選擇打印機和列印設置，然後預覽列印結果。您可以使用「頁面範圍（Page Range）」選項來指定要列印的標籤頁面。

9)    確認列印設置無誤後，點擊「列印（Print）」按鈕，您的標籤將被列印出來。

需要注意的是，以上在不同版本的Microsoft Word中的功能可能略有不同，具體功能可能因Word版本或設定而有所差異。